杏彩平台登录一套系统搞定办公用品管理行政工作省事不少!
杏彩平台登录一套系统搞定办公用品管理行政工作省事不少!几乎所有企业都需要采购办公用品,来让员工更好地工作,也几乎所有企业都遇到过办公用品管理上的问题,小到纸、笔,大到网线、插线板,遗失、乱放、损坏等情况比比皆是,杏彩平台app粗心的员工让办公用品管理难上加难,企业行政只能无可奈何。
办公用品管理应用作为企业的重点后勤应用,可以有效管理办公用品采购、分类设置,到物品的申领、审批、借用、归还等各个环节,帮助行政人员最大程度降低办公用品的采购成本和管理成本,把时间聚焦在能最大化产出工作价值的事情上。
得帆云办公用品管理应用包含「办公用品领用」、「办公用品信息」、「办公用品库存」、「办公用品借用/归还」等模块,是一款对办公用品、易耗品的采购情况、领用情况进行全过程管理的应用。得帆云办公用品管理应用可规范行政后勤办公用品的采购、发放等流程,方便行政后勤工作,并有效控制成本费用。
办公用品领用模块,支持在线查询领用申请信息,按状态显示领用申请审批单状态信息。同时,该模块提供详细的领用申请单查询功能,领用申请单审批通过后可以自动生成出库记录,同步更新该物品的库存信息。
公司全部成员可以在「办公用品领用」中申领用品。点击「新建」后,选择申请类型,输入申请事由;在「领用明细」子表中选择申请物品及其领用数量,提交即可。
申请人可在「办公用品领用」视图里看到申请数据,杏彩注册右侧状态栏显示待审批。申请通过或者拒绝后,领用状态可同步更新。
提交领用申请后,如果申请类型是部门申请,由部门主管审批,如果申请类型是个人申请,由物品管理员审批。
「物品发放」审批「同意」后,「库存信息」表的库存数量自动减去物品领用的数量,领用状态更新为已完成。
为明确办公用品借用流程并保障准时归还,办公用品借用需要填写借用单,包括借用人员、部门、借用时间、审批人员、申请事由等信息,由物品管理员审批。
公司全部成员可以在「办公用品借用申请/归还」点击「新建」,来借用或归还办公用品,选择预计归坏时间,输入借用事由;在「借用明细」子表中选择物品名称,输入借用数量,提交即可。
提交成功后由物品管理员进行审批;管理员「同意」后借用状态更新为待领用,流转至「借出物品」节点,管理员「拒绝」则直接回退开始节点。
「借出物品」节点审批「同意」后,借用状态更新为借用中,库存信息库存数量会根据借出数量进行减除,流程流转至「归还物品」。
预计归还日期前一天系统自动通知借用人,提醒及时归还。当然借用人也可以修改归还时间,只需点击操作栏按钮「修改归还时间」,填写新的归还时间以及说明即可。
为规范采购流程,办公用品采购时要填写采购申请单,需要填写采购申请人、部门、申请事由等信息,可调用库存信息库中的办公用品数据。
物品管理员或公司采购在「办公用品采购」里新增采购申请。选择采购物品编号,输入采购价格和采购数量,点击提交即可。
明确办公用品信息和类别是办公用品管理非常重要的一步。「办公用品信息」用来记录办公用品名称、规格、品牌、数量、库存等基本信息,且只有物品管理员方可进入该页面。
管理员角色或公司行政角色可以在「基础信息」——「办公用品信息」中提前设置好办公用品类别,点击新建按钮,输入信息即可新增办公用品类别;也可在该页面编辑已有的办公用品信息。
管理员、公司行政和公司采购可以通过工作台/数据看板查看办公用品的各项数据,如总采购金额、累计借用数量、库存数量等等,及时了解办公用品消耗情况。
其次,通过规范高效的流程审批,一方面提高了办公用品管理效率,另一方面实现了领用借用有据可查,杜绝物资浪费,全面掌控每一件办公用品的使用情况。
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